EA-SPANING 26 - FEM RADIKALA RÅD FÖR BÄTTRE MODELLER

Verksamhetsarkitektens arbete liknar på många sätt byggnadsarkitektens, men de objekt man arbetar med är inte byggnader och platser utan en verksamhets komponenter och aspekter.

Verksamhetsarkitekten fångar verksamhetens befintliga struktur och arbetar fram en tänkt struktur tillsammans med verksamhetens intressenter. Olika typer av ritningar, som vi brukar kalla modeller, är de främsta verktygen för det arbetet.

Som verksamhetsarkitekter arbetar vi med diagram, kartor och ritningar av olika slag för att göra verksamheten greppbar och hanterbar. Traditionellt har det varit process-, begrepps- och informationsmodeller, systemkartor, kompletterat med diagram som visar samband mellan perspektiven.

Numera finns också beskrivningar av affärsmodeller, tillståndsdiagram, business capability-modeller med mera. Texter är en också viktig del, som namn, definitioner och beskrivningar.

Vi arbetar alltså med grafiska och textuella beskrivningar vars syfte är att så tydligt som möjligt gestalta något vi behöver få en gemensam förståelse för. Vi kan kalla allt detta för modeller. En modell brukar definieras som en abstrakt beskrivning av något i ett specifikt syfte och ett specifikt sammanhang.

Med ”abstrakt” menas att det inte handlar om en naturtrogen avbildning utan en förenkling där man lyfter fram vissa aspekter och döljer (abstraherar bort) andra.

Modellens uppgift

Modeller har en mycket vidare uppgift än att bara kommunicera något från arkitekten till omgivningen. Vi brukar tala om styrkan i modelldrivet utvecklingsarbete. Arkitekten faciliterar ett gemensamt lärande med modellen som medium. Modellen är således dynamisk. Modellen bär den gemensamma förståelsen och växer fram tillsammans med den. Den är på så sätt själva plattformen för det gemensamma lärandet.

Det är i modellen de flyktiga tankarna tar form och prövas. Modellen uttrycker begreppen som vi behöver och det språk vi tillsammans bygger; språket som genomsyrar tänkandet och kommunikationen.

Modeller är arkitektens viktigaste verktyg

Och därmed är modelleringskunnandet viktigt. Vi tycker att modeller är de mest centrala, mest kraftfulla och mest mångsidiga verktyg som vi arkitekter har. Vi anser att arbetet med modeller, det vill säga gestaltning av verksamheten med olika typer av grafik, är centralt i vårt arbete. Det är något vi bör lägga omsorg på, både som individer och som community. Men gör vi det?

Modelleringskunnande handlar på ett grundläggande plan om vilka typer av modeller det finns och hur man använder dessa. Vidare handlar det om vad det finns för uttrycksmöjligheter i en modelltyp och hur man använder möjligheterna på bästa sätt i varje situation. Något som i sig räcker för ett livslångt lärande som modellerare. En annan viktig dimension är hur man arbetar med människor och team för att modellen verkligen ska bli den plattform för gemensamt lärande som utvecklingen av en verksamhet vilar på.

Det ovanstående kan sammanfattas i att vi ska känna våra verktyg och kunna använda dem på bästa sätt. Men det räcker inte. Det finns en annan aspekt som är nog så viktig och som vi vill uppmärksamma.

Om en liknelse med en hantverkare och hans verktygslåda tillåts; det räcker inte att ha rätt verktyg och kunna använda dem, det gäller också att ens verktyg är skarpa och smorda. Först då kan verktyget hanteras precist, effektivt och säkert, och bli som en förlängning av kroppen. Ett slött och kärvande verktyg går inte att styra, ger inte avsedd verkan, leder lika ofta fel som rätt.

Det finns en aspekt av modellering som mer än andra avgör om modellerna kan bli effektiva tanke- och kommunikationsverktyg, så att de blir som en utvidgning av hjärnan och gör det gemensamma lärandet effektivt. Den aspekten är den grafiska gestaltningen av modeller och det är den aspekten vi vill beröra i denna artikel.

Den grafiska gestaltningen handlar om vilka grafiska element som används, linjetjocklekar, linjetyper, gråskalor, färger och typsnitt med mera. Särskild viktigt är hur ytan disponeras och elementen grupperas samt om hur vi får text och grafik att samverka.

Vi ser att kunskapen om hur man arbetar med den grafiska utformningen av modeller är ett eftersatt område. Inte bara i EA-communityn utan i hela området av verksamhets- och it-utveckling. Litteraturen och utbildningarna vad gäller informationsmodellering, vare sig det handlar om entity/relationship-modellering, uml eller dimensionsmodellering, säger nästan inget. Och det lilla som sägs är illa genomtänkt när det inte är rent felaktigt. Lika skralt är det när det gäller processmodellering.

Så det är inte konstigt att de modeller vi möter ute hos kunder inte når fram; inte spelar den centrala roll som de skulle kunna. Och värre än så, eftersom en modell inte bara är verktyg för kommunikation av färdiga idéer utan framförallt medium för det gemensamma tänkandet och kunskapsuppbyggnaden, blir verksamhetsutvecklingen hämmad. Och då har vi som verksamhetsarkitekter misslyckats på vår egen hemmaplan, som väl är modelldriven utveckling av verksamhet och it.

Vi har under många år intresserat oss för den grafiska gestaltningen av modeller.

Frågan vi ställde var följande. Hur kan vi se till att vårt huvudsakliga verktyg, modellering, blir både ett så skarpt verktyg som möjligt och ett så mångsidigt och användbart verktyg som möjligt? Vi hade kommit till insikten att modellerna är våra tankeverktyg och vårt språk, de bär vår gemensamma förståelse just nu, och kritiseras, valideras, falsifieras, modifieras i en iterativ och agil process. De har faktiskt ingen annan uppgift, även om man skulle kunna tro annorlunda, med tanke på hur lite möda som har ägnats åt området.

I vår jakt på kunskap fann vi snart att de böcker och andra källor om modellering som fanns inom it- och EA-området inte gav så mycket.

Vi var nyfikna och hade ett stort intresse för modellering i allmänhet och började söka kunskap på andra håll. Vi fann snart vad vi sökte i andra discipliner. Discipliner med lång och rik historia av att gestalta komplicerade sammanhang med hjälp av grafik och text. Vi började ta lärdom från de områdena och tillämpa i vårt arbete.

Vi har därmed steg för steg provat fram hur modeller kan bli mer användbara och skarpare tanke- och kommunikationsverktyg för verksamhetsarkitekter.

De områden som särskilt inspirerat oss är följande: informationsgrafik, informationsdesign, statistisk grafik och grafisk visualisering. Även teknisk illustration, nyhetsgrafik och till och med kartografi och byggnadsarkitektur är ämnen som vi ivrigt plöjt. Det vi hittat har vi tillämpat i vårt dagliga arbete och därmed prövat och anpassat till vårt sammanhang.

Det har varit ett lärande som bara fortsätter och fortsätter. Det har varit en resa med många ”aha” och med ett resultat som vi tycker är revolutionerande. Vi har nu modeller som kommunicerar med en helt annan precision och djup än den gängse. Modeller som tilltalar människor, inte för att de är utsmyckade på något sätt utan för att de förmedlar effektivt och utan onödig friktion.

Det betyder inte alltid att modellerna är enkla att ta till sig för den oinitierade. Det är ofta rika samband och abstrakta företeelser vi behöver avbilda. Snarare att de är så kommunikativa som det bara går, inte förenklade till ytlighet. Bevare oss för ”dum-enkla” modeller som helt missar sitt syfte, och inte kommunicerar det de behöver kommunicera.

Vi upplever därmed att vi har kommit längre vad gäller modelldriven it- och verksamhetsutveckling än vad vi sett någon annanstans, men att det ändå bara är början. Om allt detta vill vi berätta.

Vi hoppas att det här inte uppfattas som självhävdelse. Framstegen beror inte så mycket på vår skicklighet som på EA-områdets förstockelse. Det enda vi kan berömma oss för är nyfikenheten och modet att gå utanför fållan, att våga sätta den etablerade sanningen i branschen på prov.

Det vi har lärt oss på resan är inget vi uppfunnit själva utan är en gammal kunskap (ibland 150-årig!) hos andra yrkesgrupper som arbetar modelldrivet. Det enda vi gjort är att tolka och anpassa det vi funnit till vårt område.

Nu är läsaren kanske nyfiken på vad vi kommit fram till i form av ritregler med mera. Men utrymmet är begränsat här och vi hoppas att kunna återkomma med konkreta tips om detta. Men här följer i varje fall fem av våra mest grundläggande råd om arbetssätt i stort. Alla råden är mer eller mindre kontroversiella i det att de alla mer eller mindre går mot det som ofta sägs av aktörer på EA-området.

1. Använd enkla ritverktyg
   Ofta framställs valet och användandet av ett dedikerat modelleringsverktyg som den första och mest självklara uppgiften för en arkitektfunktion på ett företag.  Men vår erfarenhet är att specialiserade så kallade modelleringsverktyg eller EA-verktyg inte stödjer modelleringen på ett bra sätt. De låser in dig, ger dig alldeles för begränsade möjligheter till att utveckla din förmåga till grafisk gestaltning.
   
   Du behöver kunna arbeta mycket friare med modelltyper, grafiska element, notationssätt, former, färger, typsnitt och layout än vad de medger. De hindrar dig också från att integrera text och bild på ett bra sätt.
   
   Modelleringsverktygen låser också ofta in modellerna i sig. Begränsningar i utskrifts- och rapportmöjligheterna gör det svårt att få ut dem ur verktyget på ett bra sätt. Du kan vanligen inte jobba direkt med modellerna i den form de sedan presenteras på, och bryter då mot den grundläggande principen för användargränssnitt som går under benämningen What-you-see-is-what-you-get (WYSIWYG).
   
   Vi ger i stället rådet att använda ett enkelt ritverktyg som till exempel Microsoft Visio, som stödjer själva ritandet, men inte begränsar dig i onödan.


2. Kombinera notationssätt
   Ofta hävdas det att ”Unified Modelling Language” är bättre än någon variant av ”Entity Relationship Modelling” eller omvänt. Eller att man måste se till enhetligheten först och främst, och alltså välja en notation och hålla sig strikt till denna.
   
   Vi hävdar i stället att det finns styrkor och svagheter med alla notationssätt. Vi tycker det är viktigt att välja notation efter sammanhang och även kombinera notationer när det behövs.


3. Skaffa en stor skrivare
   Många tror att skriva ut på papper är gammaldags, ett presentationssätt från förra seklet, tillsammans med faxar och tvåkilos mobiler.
   
   Inte vi. Presentation på skärm eller med projektor ger inte den kombination av detaljer och översikt som behövs och inte heller den interaktivitet som krävs i ett kreativt kunskapsarbete. Modellering är ett kollektivt lärande. En skrivare i A1- eller A0-format gör att du kan arbeta med vägghängda pappersark som flera personer kan stå runt, rita och sätta klisterlappar på.


4. Kombinera olika typer av information och perspektiv i samma modell
   Det brukar ofta framhållas att man ska visa en typ av information åt gången i en modell. Man kanske tror att man måste hålla informationstätheten låg för att över huvud taget kunna göra en graf tolkningsbar.
   
   Vi tror att rådet är en fulfix av ett mer grundläggande problem; bristande kunskaper i visualisering med hjälp av grafik. Det kan räcka att kasta en blick på en vanlig geografisk karta för att se att det är möjligt att kombinera många informationstyper i samma grafiska framställning. Och detta med en imponerande informationstäthet, och med bibehållen läsbarhet. Det är kombinationen av olika typer av information som gör en modell rik på kunskap och får den att lyfta.
   
   Exempel: Vi har ofta lagt översikten av företagets it-system och hur de är integrerade ovanpå verksamhetens funktioner. Man ser då vilka system som stödjer vilken funktion och därmed hur systemen är placerade i verksamheten. Det är ett kraftfullt sätt att synliggöra koppling mellan verksamhet och it.
   
   Vi brukar också regelmässigt kombinera tillståndsdiagram med entitetsdiagram för att synliggöra livscykeln för viktiga entiteter. Vanligen försöker vi också samla kunskap på olika nivåer i samma modell som verksamhetsbegrepp, informationsstrukturer och fysisk lagring.


5. Kombinera grafik och text
   Det vanliga är att en modell är rent grafisk, till den grad att termen ”modell” ofta används som synonym till ”graf”. Om det finns en text så är den ofta ett separat dokument och har en underordnad roll. Vi tycker det ger anorektiska modeller, det vill säga modeller som är tunna på information och inte kommunicerar i närheten av vad de skulle kunna.

Vi strävar alltid efter att kombinera text och grafik. Man brukar säga att en bild säger mer än tusen ord. Just det håller vi med om. Men lika sant är att en text säger mer än tusen bilder. Ty det finns många saker som alls inte kan framställas med bilder. Men den fulla kraften får vi först då bild och strukturerad text samverkar tätt.

Vi har upplevt hur modellering kan lyfta ett teams gemensamma lärande och en hel organisations utveckling. Vi vill gärna samarbeta med andra som också har intresse av att utveckla verksamhetsmodellering som konst och som hantverk. Vi vill också visa och berätta vad vi kommit fram till så här långt. Kanske kan det bli en workshop om intresse finns. Hör av dig om du vill vara med.

Det här var inte mycket till spaning, ty en spaning ju ska rapportera om vad som händer på området. I detta fall kan vi endast berätta om en icke-händelse, hur området står still. Men att det finns hopp och att framtiden beror på oss själva. Vi får väl säga som Alan Kay: The best way to predict the future is to invent it”.

Vi vill gärna höra dina erfarenheter. Har du gjort liknande upptäckter? Tycker du att våra råd är felaktiga och har du bättre råd att ge? Stå på dig i så fall. Ett område utvecklas bäst i dialog, när olika erfarenheter bryts mot varandra.