Vad innebär det att arbeta som verksamhetsarkitekt?

Det var fullsatt i DF Kompetens åhörarsal när vi bjöd in till ett frukostseminarium om hur det är att arbeta som verksamhetsarkitekt. Annika Klyver och Lars Thomasson från IRM gav, tillsammans med verksamhetsarkitekt Therese Westberg Norola, en bild av verksamhetsarkitektens vardag samt hur utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt rustar sina deltagare för dagens och framtidens utmaningar.

Annika Klyver och Lars Thomasson är båda verksamma som verksamhetsarkitekter och lärare på utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt.

Therese Westerberg Norola gick utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt 2015. Under frukosten delade hon med sig av utmaningar i vardagen och hur hon tar sig an dem, med hjälp av verktygen hon har fått med sig från utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt.

SMACIT påverkar verksamheten och verksamhetsarkitekten

Lars Thomasson inledde frukostseminariet med en kort omvärldsanalys kring vad som påverkar och driver utvecklingen av våra organisationer idag. De starkaste faktorerna kan sammanfattas i förkortningen ”SMACIT” – Social Media, Analytics, Cloud, Internet of Things. Han konstaterade att samma sak gäller för verksamhetsarkitekter. Rollen har förändrats mycket under de senaste åren.

Idag måste hela organisationen, i och med den ökade konkurrensen och teknikutvecklingen, anamma ett skarpare ”utifrån-och-in-perspektiv”. Det är avgörande för att bli flexibla och snabbt få fram produkter och tjänster som möter förändrade kundkrav.

En dag på jobbet

Therese Westberg Norola presenterade ett dagsaktuellt dilemma som hon hamnat mitt i; ett nytt affärssystem ska implementeras i tre, eventuellt fyra olika länder, men den beslutade prismodellen visade sig inte vara applicerbar över hela affären.

Som verksamhetsarkitekt är Therese uppgift att ta reda på exakt var detta slår. Vilka andra delprojekt påverkas av de 19st som rullar? Vilka processer påverkas och exakt hur? Naturligtvis är också informationsmodellen central i detta, för att se vilken information som påverkas. Det är en väldigt stor mängd information som finns i en prismodell. Informationen kan liknas vid oljan i maskineriet.

Annika Klyver poängterade vikten av verktyg för att kunna föra givande diskussioner i utmaningar som denna. Vi har behov av bra överblick över alla delar i en organisation samt de flöden som rör sig igenom dem. Verksamhetsarkitekten spelar en viktig roll när det gäller att ta fram information och visa på var vi står, vad vi behöver göra och vilka effekterna blir av olika scenarios. Dessutom; med rätt metoder och verktyg kan verksamhetsarkitekten bygga det förtroende som krävs i organisationen för att kunna få med styrgruppen till att fatta rätt beslut för en lyckad förändring.

I Therese fall så tog hon initiativ till en workshop med berörda intressenter för att koka ner problematiken och hitta lösningsförslag. De tre lösningsförslagen man tog fram utifrån det nya affärssystemets möjligheter och begränsningar, presenterades sedan för styrgruppen.

På frågan om vilka verktyg från utbildningen Therese använder sig av mest i sin roll blev det spontana svaret: ”Allt! Utan att ens tänka på det. De bara finns där. Alla verktygen jobbar jag med, mer eller mindre på olika sätt.”

En central roll

Man kan se verksamhetsarkitektens roll som ett nav och verksamhetsarkitekturen som organisationens minne. Därför är workshops i olika konstellationer, underlag för analyser, kundresan och visualiseringar viktiga verktyg i sammanhanget.

”Verksamhetsarkitektur innebär struktur, men det räcker inte att ha legobitarna snyggt sorterade – vi måste kunna se hur vi sätter ihop dem på bästa sätt för att skapa en väl fungerande helhet,” sade Lars Thomasson.

Avslutningsvis poängterade både Annika Klyver och Lars Thomasson vikten av att fokusera på kommunikation och förmågan att skapa förståelse för var vi är, vad vi behöver göra och varför. Många gånger kan man likna verksamhetsförändringar vid ett stort skifte under förhandling.
I sammanhanget är verksamhetsarkitektens roll att förstå och arbeta med flera olika perspektiv; kundens, interna strukturer, produkter och tjänster, samt att förmedla sina insikter till övriga organisationen.

Våren 2020, med start 12 februari, firar Sveriges största utbildning av verksamhetarkitekter 30 år och 60 kullar!
Läs utbildningsbeskrivningen och se vad tidigare deltagare tycker om Certifierad Verksamhetsarkitekt

Läs om Vintergatan – ett av verksamhetsarkitektens verktyg