Informationsarkitektur – ”To make sense of any mess”

Ett försök att ringa in vad det handlar om.

Jag och mina kollegor är informationsarkitekter. Vi tar uppdrag där man vill ha hjälp med att få koll på verksamhetens data och dess struktur. Det här är ett försök att ringa in vad det handlar om.

När efterfrågas en informationsarkitekt?

De flesta organisationer hamnar förr eller senare i ett läge där man inte har så bra koll på sina datamängder som man behöver. Problemen kommer smygande och accelererar. Tyvärr sker tillvänjning parallellt, och det är svårt att få till kraft att ta tag i saken. Det är svårt att motivera ledningen att satsa på något så föga hajpat, något som i bästa fall ger ett resultat som ser ut som status quo. Att bara städa upp i det befintliga när det finns nya spännande tekniker och affärsmöjligheter.

Man har dragit på sig något som kan liknas vid en teknisk skuld, men som borde kallas verksamhetsskuld. Hur stor en verksamhetskuld är kan bedömas av frekvensen av ”What the F—k” som hörs närhelst man behöver rota i kökkenmöddingen av begrepp och data. 

Triggers

Vanligen är det något annat som triggar till handling, så att man kallar in oss, något som känns som trängande eller attraktivt. Här följer några vanliga triggers. Man:

  • behöver byta ut sitt centrala affärssystem (ERP-program)
  • vill införa ett säljstödsystem (CRM-införande)
  • behöver få kontroll över sina kunddata (Masterdata-projekt, Kunddata)
  • vill bygga datatjänster som externa parter kan använda
  • har nya krav på rapportering till myndigheter (Compliance-projekt)
  • vill lägga en ny grund för dataanalys och rapportering (Business Intelligence-program)
  • vill lägga en grund för analys av ostrukturerade datamängder (Data Science-/Maskininlärning-/AI-/IoT-projekt)
  • behöver strukturera sin produktportfölj för bättre ordning (Product Lifecycle Management-projekt).
  • vill bygga upp en integrationsplattform och ett integrationsteam för att lättare integrera interna och externa funktioner, processer och system (Integrationsprogram)

Det dessa initiativ har gemensamt är att de ställer krav på att man har kontroll på vilka data man har, hur data hanteras och vad data representerar. Det är då vi efterfrågas. Fast inte alltid från början i ett sådant projekt utan först en bit in, när man börjat köra fast. Man vill gärna tro att projektet bara handlar om teknik, men har nu upptäckt att grundproblemet är att man inte har koll på sina datamängder, begrepp och språk.

Det är just den typen av problem vi går igång på. Den amerikanska informationsarkitekten Abby Covert är den som sagt det bäst, det vi gör: Det handlar om att ”make sense of any mess”: ”att göra en röra begriplig”.

Vad gör jag som informationsarkitekt?

Arbetet brukar följa några vanliga spår:

  • Kartlägga vilka data som hanteras, eller behöver hanteras, i en verksamhet, vad de representerar för företeelser som verksamheten behöver hålla reda på, liksom företeelsernas egenskaper och relationer.
  • Kartlägga hur centrala datamängder skapas, fångas, lagras, distribueras, hanteras och används, idag.
  • Ge förslag på vad man behöver göra och på vilket sätt, för att hantera data och komma tillrätta med brister.
  • Etablera ett tydligt och effektivt gemensamt språk för de företeelser som representeras av data, inklusive företeelsernas egenskaper och verksamhetsregler.

Det som vi vill se som den egentliga uppgiften ligger samtidigt som en underström i arbetet: att skapa en gemensam förståelse för hur man kan ta hand om sina data och sina begrepp och att få till arbetssätt och organisation för att kontinuerligt vårda och utveckla detta.

Kultur och arbetssätt behöver få mogna fram så att organisationen i fortsättningen själv ska kunna hantera kunskapen om sina data, sina begrepp och sitt språk på ett hållbart sätt. Vi vill alltid vara ”spelande tränare” till individer, team och hela organisationen. Vi utvecklar kultur och arbetssätt, inte genom att bara prata utan genom att själva dela vardagen med medarbetarna. Framför allt kan vi praktiskt visa hur, inspirera och stödja.

Vad bör en informationsarkitekt kunna?

En informationsarkitekt kan ses som en specialiserad verksamhetsarkitekt, en som har inriktning mot data, information, språk och begrepp. Som sådan behöver jag röra mig tvärs över verksamhet och it. Jag behöver:

  • tillgång till databaser och filer, då det är där data finns.
  • intervjua it-folk, för det är de som vet var data skapas, lagras, transporteras och transformeras.
  • tala med och förstå verksamhetsfolk, särskilt de i praktiska operativa och analytiska funktioner, för det är de som använder och skapar data.

Därmed behöver jag vara bekväm med att gräva i datastrukturer i databaser och filer. Jag behöver vara analytisk och envis, hitta samband åt olika håll, knyta ihop delar med varandra och till helheter. Jag behöver tycka att det är roligt att skapa krispiga definitioner och korrekta namn på saker och ting. Men samtidigt behöver jag lyssna och kunna kommunicera pedagogiskt, både brett och djupt. Allt detta målar upp bilden av en nörd, en kommunikativ nörd.

Det jag som driver mig är det där lilla pirret när man börjar ana hur saker hänger ihop. Det får mig att gräva vidare. Till aha-upplevelsen när det plötsligt faller på plats. Bara för att strax därpå se att det öppnar upp för nya frågeställningar!

Vilka är informationsarkitektens verktyg?

I likhet med övriga arkitekter arbetar vi med modeller. Modeller är arkitekters viktigaste verktyg. Modeller är – rätt använda – kraftfulla sociala tanke- och kommunikationsverktyg. De kopplar ihop våra hjärnor, alla vi som deltar i arbetet, och hjälper oss att skapa gemensam förståelse, gemensamt språk och kan också bli den gemensamma arbetsplattform vi behöver för vårt kontinuerliga arbete. 

Den vanligaste typen av modell för en verksamhetsarkitekt är informationsmodellen. Den bär vår framväxande gemensamma förståelse för vilka data som finns och vad de betyder, samt språket för allt detta.

Utöver informationsmodellen, till och med före denna, brukar jag ta fram en funktions-/applikationskarta. Den visar vilka operativa delar verksamhetens är uppbyggd av samt hur de samverkar som ett ekosystem med varandra och med omgivningen. Den visar också hur systemportföljen är en djupt integrerad del i verksamhetens funktioner. Kartan kan jag sedan använda för att kartlägga hur data strömmar genom verksamhetens delar och it-system.
Kartan ger översikt och sammanhang. Därmed förankrar den alla övriga modeller och dialoger i sin relevanta kontext.

I övrigt behöver vi bygga upp ett bibliotek för dessa dokument samt en plattform för att publicera och kommunicera resultat och underrättelser till alla berörda parter.

Hur stort är arbetet med informationsarkitektur?

Det här är ett arbete som mår bäst av att drivas agilt. En eller ett par personer är drivande och involverar de som de behöver efter hand. Den första nyttan kommer snabbt, men det är viktigt att få till en kontinuitet. Det handlar om att med tiden få organisationen rustad för att kunna ta hand om sina data, sina begrepp och sitt språk. Det är något som inte kan forceras utan bör få tid att mogna fram. Och man blir aldrig klar. Det finns alltid nya frågor att ta sig an. Med framgång kommer hunger efter mer.  

Vad ger en informationsarkitektur?

Informationsarkitekturen ger en grund för hela organisationens hantering och utnyttjande av data, inte minst då det gäller utveckling av nya sätt att använda data. Om man verkligen tänker efter vad det betyder att ha koll på sina data och ha tydliga begrepp, så inser man hur viktigt det är.

Det första värdet av arbetet är att all utveckling, vare sig i projekt eller löpande, där data är en väsentlig del går lättare, snabbare och med mindre risk.

Ett exempel från verkligheten

I ett av mina uppdrag som informationsarkitekt på en bank fick vi så småningom ordning på hanteringen av data och alla tusentals begrepp. Då gav vi oss på att försöka uppskatta den kostnads- och tidsbesparing som detta gav, vad beträffande den ständigt pågående verksamhets- och systemutvecklingen, som var en stor del av den totala budgeten.

Som en grund tog vi först reda på hur många mantimmar per år som gick till utvecklingsarbete, vare sig det var under arbetsformen projekt eller förvaltning, eller det var tid som hamnade på verksamhet eller it. Sedan intervjuade vi verksamhets- och it-utvecklare av olika slag och resonerade oss fram på följande sätt: Första frågan var hur stor del av all utvecklingstid som omfattade funktioner där förståelsen av data var en central del av problematiken. Svaret vi kom fram till blev en uppskattning på 60 procent. Nästa fråga blev följande: Hur mycket tid spar du i ett sådant arbete om vi har koll på data och begrepp? Uppskattningen blev 60 procent av tiden, tvärs över alla faser i arbetet, från analys och krav till implementation, test och förvaltning, liksom tvärs över alla involverade roller.

Det kan tyckas mycket, men alla som varit inblandade i utvecklingsprojekt i en dataintensiv verksamhet vet hur stor del av arbetet som handlar om att försöka förstå vad saker och ting egentligen betyder och hur man ska hantera det. För att inte tala om de överraskningar som kommer sent i projektet då man inser att man har pratat förbi varandra.

Mångmiljonbesparing

Detta innebar att den totala tids- och kostnadsbesparingen för utveckling, i den koncernen skulle bli 60 procent x 60 procent, vilket blir runt 36 procent. Vi multiplicerade den siffran med hela den årliga utvecklingskostnaden och fick fram en uppskattad årlig besparing på runt 70 miljoner kronor. Den summan vågade vi nästan inte visa för ledningen då de kunde se oss som orealistiska.

Men alla inblandade såg det som helt rimligt. Och man såg också att denna besparing egentligen bara var den lilla effekten. Det finns en större effekt av att kunna ta hand om sina data, och att ha ett väldefinierat språk för sina analyser och rapporter. Det visade sig att risken för försenade eller misslyckade projekt minskade dramatiskt. Vi kunde komma ut med datadrivna tjänster snabbare och smidigare. Vi kunde nu göra saker som inte tidigare var möjliga. Dessutom kunde vi använda data till nya tjänster och produkter. Det är svårt att överskatta vad det betyder.

Än idag, tio år senare, är de begrepp, språk, förståelse och arbetssätt vi tillsammans byggde upp, en självklar kärna i företagets it- och verksamhetsutveckling.

Jag har svårt att tänka mig någon annan satsning som ger mer tillbaka per spenderad krona och med större säkerhet.

Det förutsätter förstås att man som informationsarkitekt vet hur man gör. Hur man kan bygga ett effektivt och förståndigt arbetssätt. Hur man kan skapa engagemang och driva arbetet på ett hållbart sätt.

Om detta vill jag skriva.

Vad tycker du? Har du en annan syn på området Informationsarkitektur? Vill du att vi tar upp något specifikt inom området? Kommentera gärna! Vi ser fram mot en dialog

/Peter Tallungs IRM

Nästa artikel i ämnet informationsarkitektur publicerar vi torsdag 11 februari. Det handlar då om rollen informationsarkitekt. En roll med namnet informationsarkitekt har uppstått två gånger i historien i två olika sammanhang och med olika tyngdpunkt. Vill du prenumerera på denna artikelserie? Registrera din mailadress här.

Vill du komma i kontakt med någon av irm:s informationsarkitekter?

Processutveckling- inte bara processer

Processutveckling handlar inte bara om processer. Tittar man närmare på en process så innefattar den så mycket; processen är en del av en verksamhets förmåga, den styrs av regler och är beroende av information i olika former och allt som oftast är det människor inblandade. Och syftet med processutvecklingen är ju att utveckla vår verksamhet.

Så lyft blicken och se det som den verksamhetsutveckling det är när vi snackar processutveckling. När initiativet till utveckling är taget känns det ofta svårt att rulla ut på rätt bana. Därför har vi tagit fram en checklista som kan hjälpa oss att hålla kursen mot vårt mål med verksamhets- och processutvecklingsinitiativet.

9 checkpoints som håller oss på rätt kurs i processutvecklingen

1. Vi vet varför vi beskriver våra verksamhetsförmågor eller processer och vad vi vill uppnå med det

Vi behöver ställa oss vissa frågor inför ett utvecklingsarbete: Varför gör vi det här? Vad är det för problem vi behöver lösa eller behov som vi behöver uppfylla? Kommer de metoder och arbetssätt vi har valt verkligen att ta oss dit vi vill? De är bra frågor, som tyvärr oftast tappas bort när man väl är igång med utvecklingsarbetet.

Vi måste kontinuerligt ifrågasätta varför vi gör vi det vi gör – under hela utvecklingscykeln.

2. Vi beskriver så mycket av vår verksamhet, omfattning såväl som djup, som syftet ställer krav på. Inte mer, inte mindre

Är det en övergripande bild vi behöver? Eller är det detaljerade djupdykningar i specifika processer? Vad vi ska uppnå styr detaljgraden.

Ett tips är att börja med att snabbt få upp en helhetsbild över verksamheten, t.ex. i form av en förmågekarta/Vintergatan och efter det beskriva processflöden och informationsbehov för de mest prioriterade områdena.

3. Vi har syftet i tankarna när vi kommunicerar vårt utvecklingsarbete; vem ska förstå och varför ska hen förstå våra verksamhetsbeskrivningar? 

För att få till förändring är det viktigt att ”få med folk på tåget”. Kommunicera utvecklingen kontinuerligt med verksamheten. För att jobba med kommunikationen på ett strukturerat sätt tar vi fram en kommunikationsplan där vi beskriver vilken mottagare som ska få vilken information, på vilket sätt och hur ofta. Det är också viktigt att vi gör vår beskrivning av verksamheten i form av modeller och kartor, lätt att förstå. Det kan vi göra genom att visualisera, använda färg och form och illustrationer. Använd verksamhetens eget språk och synliggör gärna synonymer så når du ut brett.

4. Vi ser till att medarbetarna känner igen sig i verksamhetsbeskrivningarna. Detta gör vi genom att involvera människor

Att som individ få vara med och utveckla nya arbetssätt föder mycket mer engagemang jämfört med att bara ta emot en beskrivning av en ny process och bli tillsagd att utföra det nya arbetssättet. Det är också viktigt att som individ förstå processernas resultat; varför gör jag detta arbete och vad ska resultatet användas till?

5. Vi förstår vår egen verksamhets ambition

Hur processorienterade vill vi bli? Ska vi använda processer för att lösa ett specifikt problem eller utveckla ett visst verksamhetsområde? Eller vill vi gå mot en mer processorienterad organisation? Vill vi utse processägare etc.

Om vi vill gå mot en mer processorienterad organisation måste vi se över vår incitamentsmodell. Vad belönar vi våra medarbetare för? För att de bidrar till att våra värdeflöden utvecklas och förbättras, eller att de håller sig inom sina organisatoriska ramar? 

6. Vi förstår att införandet av nya idéer i de flesta fall handlar om att människor behöver ändra sitt arbetssätt eller beteende och vi ser till att vi har rätt kompetens för att hantera detta. 

I ett verksamhetsutvecklingsarbete har vi mycket fokus på människan och företagskulturen. Det gäller att säkra att rätt förutsättningar finns för förändringen. Vi använder gärna Kotters 8-stegsplan som stöd vid förändringsarbete. Det första viktiga steget är nästan det viktigaste: Förändringsarbetet ska kännas angeläget!

7. Vi arbetar agilt med utveckling av vår verksamhet och vi levererar nytta i tydliga mindre leveransomgångar 

Vi lever i en värld där det enda vi kan vara säkra på är att förändring kommer att ske i snabb takt. Vi behöver också ofta lösa komplexa uppgifter för att hänga med i förändringen. Målet och vägen dit kommer att vara okänd och under ständig förändring. Detta gör att vi inte kan planera allt och veta vad som kommer att hända. Vi behöver bli mer lättrörliga när det gäller utveckling av vår verksamhet. Detta åstadkommer vi genom små, täta leveranser och feedback på det som levererats. På så sätt kan vi reagera snabbt på förändringar och fånga upp det vi lär oss under utvecklingen samtidigt skapar vi också ett kontinuerligt lärande i verksamheten.

Låt nyttan synas tidigt i förändringsarbetet, då får du fler med på tåget och slipper kostsamma överraskningar.

8. Vi lär känna kunden, på riktigt!

Kunskap om kunden (mottagaren eller den vi är till för) är ovärderlig när vi utvecklar vår verksamhet. När vi väl förstår hur kunderna/mottagarna upplever sina resor i användandet av våra tjänster och produkter, så kan vi också lättare prioritera var vi ska sätta in vår egen utvecklingsinsats. Sluta anta kundernas/mottagarnas upplevelse, ta reda på fakta istället!

9. Information is da shit!

Ja, ni har väl hört talas om datadriven verksamhetsutveckling? När vi utvecklar våra förmågor eller processer så måste vi förstå vilken information som är viktig; vilken information vi behöver, vilken information vi har, vilken information vi kan införskaffa och hur det ska gå till. Vi behöver också säkerställa att kvaliteten och tillgängligheten på vår information är tillräcklig för syftet.

Alla i verksamheten använder information i det dagliga arbetet och omvandlar den för att dra nya slutsatser och starta nya aktioner. Att jobba informationsdrivet innebär att vi tar hand om informationen som genereras i verksamheten och medvetet använder den för att optimera våra värdeflöden och skapa nya värden.

Så, att jobba med verksamhetsutveckling är lika mycket att jobba med informationsutveckling – lägg det på minnet. 😊

Kompetensutveckling

Om du vill få metoder och verktyg för att hålla utvecklingsinitiativen på banan – kolla in våra utbildningar inom process- och verksamhetsutveckling:

Certifierad verksamhetsutvecklare – en utbildning på tolv dagar uppdelade på sex tillfällen

Spela en avgörande roll och ta ett starkt grepp om verksamhetsutvecklingen. Denna utbildning är en skola med praktisk kundorientering.  För att hänga med i dagens snabba utvecklingstakt och för att kunna öka kundnöjdheten och den interna effektiviteten ställs, nu mer än tidigare, krav på en kontinuerlig och lättrörlig verksamhetsutveckling. Certifierad verksamhetsutvecklare ger dig kompetensen att utveckla processer, styra processer och att förändringsleda. 

Certifierad verksamhetsutvecklare – utbildningsbeskrivning

Processutveckling – en kurs på två dagar

Genom att kartlägga hur vi jobbar för att uppnå kundvärde, identifiera målen för varje process och sedan införa mätetal får vi en nödvändig grund för att styra verksamheten emot övergripande mål. Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med praktisk processutveckling. Du får mycket övning samt tillfälle att reflektera över konkreta exempel och ta lärdom av praktisk erfarenhet från verkliga case. Kursen ger dig förmågan att praktisera dina nya kunskaper på ett professionellt sätt, direkt i din egen verksamhet. 

Processutveckling – kursbeskrivning

Informationsmodellering – en kurs på två dagar

Lär dig att identifiera, definiera och strukturera information i modellform genom övningar. Du får lära dig teorin bakom objekt, relationer och nycklar, och vi ger även en genomgång av informationsmodellens användning och visar på samband med förmågemodellering och processutveckling. 

Informationsmodellering – kursbeskrivning

Vintergatan – en kurs på 2 +1 dag

Lär dig ta fram en översiktlig bild över hela eller delar av din egen verksamhet i en förmågekarta. Modellen har en unik syn på verksamhetsutveckling och låter dig kombinera och visualisera flera perspektiv i samma karta som processer, business capabilities, applikationssystem, kundresor, etc. Vilket leder till en oslagbar överblick.

 Vintergatan – skapa din verksamhetskarta – kursbeskrivning

Vi levererar våra utbildningar i samarbete med Dataföreningen Kompetens AB

Lär dig skapa samsyn, bättre beslutsunderlag och öka förändringstakten

Kostnadsfritt webbinarium 15 januari 2021. Se hur du snabbt lär dig att skapa en unik samsyn, bättre beslutsunderlag samt ökad förändringstakt och kundnöjdhet med hjälp av Vintergatan. Anmäl dig till det kostnadsfria webbinariet fredagen den 15:e januari där vår Vintergata-guide Ceclia Nordén presenterar vårens två Vintergatakurser. 

Två kurser presenteras

Vårens första Vintergatakurs är en dag online där du får grundläggande kunskaper i modellen och metoden samt hur du navigerar och bedriver förändringsarbete med Vintergatan som grund. Kursdatum: 15 februari 2021.

Vårens andra Vintergatakurs är en tredagarskurs, online, där du får bygga upp en första version av en Vintergata över din egen verksamhet. Kursstart: 23 mars

Ta del av tidigare kursdeltagares erfarenheter

Under webbinariet får du även får möta två tidigare kursdeltagare och ta del av deras erfarenheter av kursen Vintergatan – skapa din verksamhetskarta. Det kommer finnas möjlighet att ställa frågor till kursledare och fd kursdeltagare under webbinariet.

Plats: Online

Tid: 15 januari 2021. Presentationen pågår kl 8.30 – 9.30, därefter frågestund till kl 10.00