Försvar för enkla verktyg – del 2: Ritverktyg

Jag ritar modeller i Microsoft Visio och kombinerar med strukturerad text i Microsoft Word. I denna artikel vill jag motivera varför jag föredrar ett enkelt och flexibelt ritverktyg som Visio.

Det finns ett antal specialiserade modelleringsverktyg. De är tänkta att integrera grafiska och verbala beskrivningar på ett strukturerat sätt. En annan väg att gå är att använda sig av ett rent ritverktyg som till exempel Microsoft Visio och knyta ihop helheten med enklare och mer flexibla medel.

Visio ger de uttrycksmöjligheter vi behöver

För att göra kommunikativa modeller som blir effektiva tanke-, kommunikations- och samarbetsverktyg behöver vi utveckla den grafiska gestaltningen. Det är viktigt för att vi ska bli riktigt bra modellerare. Det är också viktigt för oss informationsarkitekter som profession för att vi ska utveckla vårt hantverk, vilket jag anser att vi behöver göra. Här följer några av de uttrycksmedel vi behöver använda när vi ritar modeller.

  • Struktur på ytan i diagram. Gråa bakgrundsytor för ämnesområden ger struktur.
  • Layout;hur vi placerar och grupperar ämnesområden, entiteter och relationer.Vi kan framhävavilka företeelser som är delar av andra företeelser. Vad hör ihop? Vilka saker är parallella med varandra i förhållande till något tredje? Vad är underställt något annat? Vad bildar en linje? Vilka mönster behöver jag framhäva i strukturen?
  • Rubriker på hela diagrammet, ämnesområden samt grupper av ämnesområden och grupper av entiteter. Vi behöver alltså rubriker i flera nivåer.
  • Storlek och form på de grafiska elementen de att framhäva vissa företeelser.
  • Ordning; vi bör se till att de olika grafiska elementen linjerar prydligt. Om grafiska former inte linjerar söker hjärnan hitta mönster som inte finns. Modellen upplevs som rörig vilket bromsar vår kognition.
  • Speciella färger för att framhäva, skilja, förklara.
  • Gråskalor för att tona ner sakerså att de hamnar i bakgrunden av vår perception. Det gäller både entiteter, namn och andra texter samt linjer, rubriker och ämnesområden. På så sätt framhäver vi det vi vill framhäva och tonar ner det som vi vill tona ner.
  • Linjetyper; heldragna, streckade eller punktade linjer för saker som vi vill skilja på.
  • Linjetjocklekar lyfter på likande sätt, som med gråskalor, fram vissa linjer och tonar ner andra
  • Typsnitt, textstorlekar och typografiska stilar som fetstil och kursivstil för att skilja på olika slags namn och texter
  • Integrerad text; förklarande text i och intill diagram så mycket som det går.

Det ovanstående är bara en enkel uppräkning, men jag planerar att ge råd om detta i artiklar framöver. Syftet är att vi ska kunna gestalta våra modeller så att de rymmer mer av den kunskap vi vill analysera, forma, dokumentera och förmedla, samtidigt som modellerna blir mer lättillgängliga.

Detta bygger på att vi kan styra fritt över det grafiska uttrycket, att vi har fri tillgången till alla de uttrycksmedel vi behöver. Vilket kräver ritverktyg som inte begränsar uttrycksmedlen.

En informationsmodell är inte ett diagram

Om vi ska få till den uttryckskraft vi behöver i våra modeller måste vi lämna föreställningen att en informationsmodell bara är ett diagram. En modell behöver oftast gestaltas av flera diagram och av diagram av olika typer samt också av strukturerad text. Det som gör det till en och samma modell är att den har en gemensam kontext, det vill säga beskriver samma sak i samma sammanhang, samt att den är konsistent, det vill säga inte självmotsägande. 

Den vanliga invändningen mot enkla ritverktyg

Den vanliga invändningen mot att använda ett enkelt ritverktyg för att modellera uttrycks av följande citat som jag ofta hört:

”Jag förstår att vi behöver göra kommunikativa presentationer av våra modeller för att nå ut till de som behöver ta del av dem. De modeller vårt modelleringsverktyg låter oss göra är inte lämpliga att presentera för vem som helst. Men vi kan ta fram presentationsmaterial separat från vårt modelleringsverktyg, till exempel i Powerpoint eller liknande presentationsverktyg”.

Min respons blir då följande: Om du tillstår att modelleringsverktyget inte ger de möjligheter du behöver för att göra klara, tydliga och begripliga modeller så kommer den bristen att slå brutalt och obarmhärtigt även mot dig och dina kolleger som arbetar i verktyget. Vi behöver kunna gestalta modeller så tydligt som möjligt, inte bara i efterhand för en publik utan också för oss själva när vi modellerar. Modellering handlar inte om att rita det vi redan begriper utan om att rita för att undersöka och förstå, hitta mönster och förmedla dessa. Kan du inte göra det i ditt verktyg så har du fel verktyg.

En känslig fråga

Jag förstår att det här är ett minerat område. Det kan kännas tryggt att luta sig mot ett specialiserat modelleringsverktyg. Det är svårt att stå emot de krafter som har en övertro på en standardisering och egentligen inte har förstått vad modellering handlar om, att med alla medel skapa en gemensam förståelse. Och det är svårt att bryta en vana.

Det kan kännas bekvämt att bara se sig som en operatör av ett verktyg i stället för att tänka fritt och göra det bästa som bara går. Då känns det inte riktigt som att man behöver ta det fulla ansvaret för resultatet. Man bara gör som metoden föreskriver och som alla andra gör. Det är en förödande fälla. Vi är då inga ansvarsfulla hantverkare. Då ger vi inte det vi kan ge, och vi får inte någon metodutveckling på vårt område. Då ger vi upp ambitionen att ge allt det vi skulle kunna ge, som individer, som team, som yrkesgrupp och som kunskapsområde.

Vad säger du? Vilket verktyg använder du? Hur väl lämpar sig verktyget till att uttrycka det du behöver uttrycka?
Kommentera gärna! Jag ser fram mot en dialog.   

/Peter Tallungs, IRM

Nästa del i miniserien om informationsmodellerarens verktyg publicerar vi torsdag 29 april. Då handlar det om verktyg för skriva strukturerad text.  Vill du prenumerera på artikelserien Informationsarkitektens tankar? Registrera din mailadress här.

4 Kommentarer
  1. Marcus
    Marcus says:

    Är nog efter några års försök på området enig med dig. Förutom begränsningen i själva uttrycket upplever jag en utmaning med arkitektrollen generellt att på ett effektivt sätt vara till nytta för verksamheten. Och då gäller det att inte bygga murar i onödan mellan sig och de som jobbar i den faktiskt bedrivna verksamheten. Vilket specialiserade verktyg lätt kan bidra till. Har deltagit i försök att få igång ett specialiserat arkitekturverktyg inom min organisation. Men upplever att det är väldigt svårt att komma igång utanför en snäv krets. Så det har hamnat lite i dvala. Kört en hel del arkitekturarbete i PowerPoint och Word på sistone istället :). Har en tid nu lutat åt att satsa mer på en vettig mappstruktur, helst baserad på verksamhetsförmågor, för att hålla samman arkitekturmodellerna. Och kopplat till det skapa vettiga hierarkier innehållande basmaterial som kan vara utgångspunkt för att ta fram material specifikt skapat för att underlätta lösandet av konkreta problem. Upplever ofta också att det behövs kommunikativa anpassningar efter det specifika behovet (vilket ofta är svårt i arkitektverktyget). Har haft mer framgång med angreppssättet att använda enkla verktyg, och t.ex. fått ansvaret överflyttat för den löpande förvaltningen av dokumentationen av den första processen/förmågan vi gått igenom systematiskt till verksamheten själv. Hade vi använt det specialiserade verktyget hade det nog inte varit möjligt. Tänker mig att det fylls på i samma anda. Med hög närvaro och metodutveckling från arkitektsidan i inledningen och sedan utfasning ur det mer löpande arbetet med underhåll och småfix. För att de centraliserade resurserna ska orka ta sig an nästa försummade område.

  2. Peter Tallungs
    Peter Tallungs says:

    Svar till Marcus.
    Tack för din rapport från verkligheten! Vad roligt att någon mer än jag vill lyfta den här viktiga frågan. Man kan säga att den är existentiell för oss, för den leder direkt till varför vi finns och för vem.

    Ja, de specialiserade verktygen bygger murar mot verksamheten. Jag håller absolut med dig.

    Men inte bara det menar jag. De är om möjligt ännu sämre. Ty jag menar att de också begränsar oss i vad vi själva kan uttrycka och hur vi ka uttrycka det. De är därmed inte effektiva tankeverktyg, ens (Gud förbjude!) om vi inte hade någon verksamhet att involvera. Och modellering är att tänka, både som individer och tillsammans. Modellering är oerhört effektivt socialt forsknings-, tanke- och kommunikationsverktyg. Förutsatt att de verktyg vi använder inte begränsar oss i onödan utan ger oss den uttryckskraft vi behöver.
    Fast som du skriver måste vi förstås involvera fler än arkitekter i arkitektarbetet. Vår uppgift som arkitekter är inte att ”äga arkitekturen” utan att coacha hela organisationen till ett mer strukturerat tänkande, och organisatoriskt lärande/forskande. (Inte varje individ lika mycket men att vi inspirerar synsätt och arbetssätt brett i organisationen). Så att ditt argument mot de specialiserade verktygen är kanske ändå det allra viktigaste.

    Du berör också detta med hur vi kan strukturera/förvalta vårt modellbibliotek. Verksamhetsförmågor (eller om man vill kalla det verksamhetsfunktioner) är en utmärkt bas för all arkitektur. Det är en stabil struktur och kan vara gemensam för både verksamhet och it. Det är helt enkelt en bra ”separation of concerns” eller indelning av en verksamhet efter kontext (”context map”).

    Fast det kräver att man inser att det är en fraktal struktur (förmågor i förmågor) och att man behöver skilja ut stödförmågor på varje nivå. Därmed håller jag med dig om att det är den bästa strukturen för modellbiblioteket också.

  3. Tobias Nilsson
    Tobias Nilsson says:

    Samarbetswhiteboards som Miro, Mural, Lucidspark har vunnit mark enormt snabbt, och där ligger Microsoft rejält efter. Min erfarenhet är att kommunikationen mellan arkitekter, utvecklare, testare, kravare, produktägare, chefer och andra intressenter kan accelerera radikalt när man samarbetar med att skapa och förändra modeller (text + bild) i realtid långt innan någon tycker att det är tillräckligt färdigt och presenterbart.

    En utmaning är att de här fantastiska verktygen bara finns i molnet och därför ofta inte är godkända av it-säk på, åtminstone inte för lagring av annat än öppen information. Om något år hoppas jag att det problemet är ur världen.

  4. Peter Tallungs
    Peter Tallungs says:

    Svar till Tobias: Du har absolut rätt. Artikeln handlar inte om verktyg till själva den interaktiva modelleringen man gör tillsammans. Det som kompletterar sådant som white boards och klisterlappar. Jag kanske inte var tydlig med det.

    Jag skriver om samarbetsverktyg i artikel 5 i serien som publiceras den 13:e maj.
    Dokumentation i ritverktyg som jag beskriver i den här artikeln är för det längre perspektivet, för att fånga och kommunicera det vi kommit fram till i den mer flyktiga arbetsformen.

Lämna en kommentar

Want to join the discussion?
Dela med dig av dina synpunkter!

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *