Processutveckling - inte bara processer

Processutveckling- inte bara processer

Processutveckling handlar inte bara om processer. Tittar man närmare på en process så innefattar den så mycket. Processen är en del av en verksamhets förmåga, den styrs av regler och är beroende av information i olika former och allt som oftast är det människor inblandade. Och syftet med processutvecklingen är ju att utveckla vår verksamhet. Så lyft blicken och se det som den verksamhetsutveckling det är när vi pratar om processutveckling.

När initiativet till utveckling är taget känns det ofta svårt att rulla ut på rätt bana. Därför har vi tagit fram en checklista som kan hjälpa oss att hålla kursen mot vårt mål med verksamhets- och processutvecklingsinitiativet.

9 checkpoints som håller oss på rätt kurs i processutvecklingen

1. Vi vet varför vi beskriver våra verksamhetsförmågor eller processer och vad vi vill uppnå med det

Vi behöver ställa oss vissa frågor inför ett utvecklingsarbete: Varför gör vi det här? Vad är det för problem vi behöver lösa eller behov som vi behöver uppfylla? Kommer de metoder och arbetssätt vi har valt verkligen att ta oss dit vi vill? De är bra frågor, som tyvärr oftast tappas bort när man väl är igång med utvecklingsarbetet.

Vi måste kontinuerligt ifrågasätta varför vi gör vi det vi gör – under hela utvecklingscykeln.

2. Vi beskriver så mycket av vår verksamhet, omfattning såväl som djup, som syftet ställer krav på. Inte mer, inte mindre

Är det en övergripande bild vi behöver? Eller är det detaljerade djupdykningar i specifika processer? Vad vi ska uppnå styr detaljgraden.

Ett tips är att börja med att snabbt få upp en helhetsbild över verksamheten, t.ex. i form av en förmågekarta/Vintergatan och efter det beskriva processflöden och informationsbehov för de mest prioriterade områdena.

3. Vi har syftet i tankarna när vi kommunicerar vårt utvecklingsarbete; vem ska förstå och varför ska hen förstå våra verksamhetsbeskrivningar? 

För att få till förändring är det viktigt att ”få med folk på tåget”. Kommunicera utvecklingen kontinuerligt med verksamheten. För att jobba med kommunikationen på ett strukturerat sätt tar vi fram en kommunikationsplan där vi beskriver vilken mottagare som ska få vilken information, på vilket sätt och hur ofta. Det är också viktigt att vi gör vår beskrivning av verksamheten i form av modeller och kartor, lätt att förstå. Det kan vi göra genom att visualisera, använda färg och form och illustrationer. Använd verksamhetens eget språk och synliggör gärna synonymer så når du ut brett.

4. Vi ser till att medarbetarna känner igen sig i verksamhetsbeskrivningarna. Detta gör vi genom att involvera människor

Att som individ få vara med och utveckla nya arbetssätt föder mycket mer engagemang jämfört med att bara ta emot en beskrivning av en ny process och bli tillsagd att utföra det nya arbetssättet. Det är också viktigt att som individ förstå processernas resultat; varför gör jag detta arbete och vad ska resultatet användas till?

5. Vi förstår vår egen verksamhets ambition

Hur processorienterade vill vi bli? Ska vi använda processer för att lösa ett specifikt problem eller utveckla ett visst verksamhetsområde? Eller vill vi gå mot en mer processorienterad organisation? Vill vi utse processägare? Etc.

Om vi vill gå mot en mer processorienterad organisation måste vi se över vår incitamentsmodell. Vad belönar vi våra medarbetare för? För att de bidrar till att våra värdeflöden utvecklas och förbättras, eller att de håller sig inom sina organisatoriska ramar? 

6. Vi förstår att införandet av nya idéer i de flesta fall handlar om att människor behöver ändra sitt arbetssätt eller beteende och vi ser till att vi har rätt kompetens för att hantera detta. 

I ett verksamhetsutvecklingsarbete har vi mycket fokus på människan och företagskulturen. Det gäller att säkra att rätt förutsättningar finns för förändringen. Vi använder gärna Kotters 8-stegsplan som stöd vid förändringsarbete. Det första viktiga steget är nästan det viktigaste: Förändringsarbetet ska kännas angeläget!

7. Vi arbetar agilt med utveckling av vår verksamhet och vi levererar nytta i tydliga mindre leveransomgångar 

Vi lever i en värld där vi kan vara säkra på är att förändring kommer att ske i snabb takt. Vi behöver också ofta lösa komplexa uppgifter för att hänga med i förändringen. Målet och vägen dit kommer att vara okänd och under ständig förändring. Detta gör att vi inte kan planera allt och veta vad som kommer att hända. Vi behöver bli mer lättrörliga när det gäller utveckling av vår verksamhet. Detta åstadkommer vi genom små, täta leveranser och feedback på det som levererats. På så sätt kan vi reagera snabbt på förändringar och fånga upp det vi lär oss under utvecklingen samtidigt skapar vi också ett kontinuerligt lärande i verksamheten.

Låt nyttan synas tidigt i förändringsarbetet, då får du fler med på tåget och slipper kostsamma överraskningar.

8. Vi lär känna kunden, på riktigt!

Kunskap om kunden (mottagaren eller den vi är till för) är ovärderlig när vi utvecklar vår verksamhet. När vi väl förstår hur kunderna/mottagarna upplever sina resor i användandet av våra tjänster och produkter, så kan vi också lättare prioritera var vi ska sätta in vår egen utvecklingsinsats. Sluta anta kundernas/mottagarnas upplevelse, ta reda på fakta istället!

9. Information is da shit!

Ja, ni har väl hört talas om datadriven verksamhetsutveckling? När vi utvecklar våra förmågor eller processer så måste vi förstå vilken information som är viktig; vilken information vi behöver, vilken information vi har, vilken information vi kan införskaffa och hur det ska gå till. Vi behöver också säkerställa att kvaliteten och tillgängligheten på vår information är tillräcklig för syftet.

Alla i verksamheten använder information i det dagliga arbetet och omvandlar den för att dra nya slutsatser och starta nya aktioner. Att jobba informationsdrivet innebär att vi tar hand om informationen som genereras i verksamheten och medvetet använder den för att optimera våra värdeflöden och skapa nya värden.

Så, att jobba med verksamhetsutveckling är lika mycket att jobba med informationsutveckling – lägg det på minnet. 😊

Kompetensutveckling

Om du vill få metoder och verktyg för att hålla utvecklingsinitiativen på banan – kolla in våra utbildningar inom process- och verksamhetsutveckling:

Certifierad verksamhetsutvecklare – en utbildning på tolv dagar uppdelade på sex tillfällen

Spela en avgörande roll och ta ett starkt grepp om verksamhetsutvecklingen. Denna utbildning är en skola med praktisk kundorientering.  För att hänga med i dagens snabba utvecklingstakt och för att kunna öka kundnöjdheten och den interna effektiviteten ställs, nu mer än tidigare, krav på en kontinuerlig och lättrörlig verksamhetsutveckling. Certifierad verksamhetsutvecklare ger dig kompetensen att utveckla processer, styra processer och att förändringsleda. 

Certifierad verksamhetsutvecklare – utbildningsbeskrivning

Processutveckling – en kurs på två dagar

Genom att kartlägga hur vi jobbar för att uppnå kundvärde, identifiera målen för varje process och sedan införa mätetal får vi en nödvändig grund för att styra verksamheten emot övergripande mål. Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med praktisk processutveckling. Du får mycket övning samt tillfälle att reflektera över konkreta exempel och ta lärdom av praktisk erfarenhet från verkliga case. Kursen ger dig förmågan att praktisera dina nya kunskaper på ett professionellt sätt, direkt i din egen verksamhet. 

Processutveckling – kursbeskrivning

Informationsmodellering – en kurs på två dagar

Lär dig att identifiera, definiera och strukturera information i modellform genom övningar. Du får lära dig teorin bakom objekt, relationer och nycklar, och vi ger även en genomgång av informationsmodellens användning och visar på samband med förmågemodellering och processutveckling. 

Informationsmodellering – kursbeskrivning

Vintergatan – en kurs på 2 +1 dag

Lär dig ta fram en översiktlig bild över hela eller delar av din egen verksamhet i en förmågekarta. Modellen har en unik syn på verksamhetsutveckling och låter dig kombinera och visualisera flera perspektiv i samma karta som processer, business capabilities, applikationssystem, kundresor, etc. Vilket leder till en oslagbar överblick.

 Vintergatan – skapa din verksamhetskarta – kursbeskrivning

Vi levererar våra utbildningar i samarbete med Dataföreningen Kompetens AB