Vad gör en verksamhetsarkitekt?

Vad är verksamhetsarkitektur?

För att kunna förklara vad en verksamhetsarkitekt gör behöver vi först klargöra vad verksamhetsarkitektur är.
Med verksamhetsarkitektur avses verksamhetens struktur, alla delar och hur de interagerar, samt gränsytorna mot omgivningen; kunder, leverantörer, partner mm. Verksamhetsarkitekturen beskriver vilka förutsättningar som finns i verksamheten, vilka förmågor verksamheten har, hur verksamhetens processer ser ut samt vilka informationsresurser och IT-stöd som hanteras i verksamheten. Med en väl dokumenterad arkitektur har vi en gemensam bild av verksamheten och en bra grund för beslutsfattande och effektivisering av verksamheten.

Varför verksamhetsarkitektur?

Syftet med verksamhetsarkitektur är att möjliggöra en snabb och enkel verksamhetsutveckling, åstadkomma hög informationskvalitet samt att se till att rätt system stödjer verksamheten.

Verksamhetsarkitektens uppgift

Verksamhetsarkitektens uppgift är att synliggöra och beskriva strukturen så som den ser ut, de värdeströmmar som finns, att visualisera målbilder och alternativa scenarios samt att ta fram en plan för hur vi ska kunna nå det önskade läget. I den nödvändiga, ständigt pågående, verksamhetsutvecklingen är verksamhetsarkitektens roll central för en innovativ och lättrörlig organisation. Verksamhetsarkitekten knyter ihop olika initiativ till verksamhetsutveckling och IT-satsningar i den riktning som verksamheten strävar.

Verksamhetsarkitektens verktyg

Verktygen verksamhetsarkitekten använder för att skapa bilden av verksamhetens delar och inbördes samband, är ofta olika typer av modeller. Det kan exempelvis vara processmodeller, informationsmodeller, förmågekartor, organisationsscheman eller systemkartor. Modellerna visar verksamheten utifrån olika perspektiv.

Vintergatan

IRM har arbetat fram en modell som vi kallar Vintergatan. Vintergatan är ett exempel på en förmågekarta som rymmer alla olika verksamhetsperspektiv i en och samma karta. Med kartan som underlag gör verksamhetsarkitekten en mängd olika analyser för att kunna se effekterna av olika typer av scenarios.

Utbildning

IRM har utbildat verksamhetsarkitekter sedan 1989. Tillsammans med DF Kompetens levererar vi utbildningen Certifierad Verksamhetsarkitekt. Sveriges största utbildning inom området.

Boktips

Vintergatan – din verksamhetskarta av Cecilia Nordén Visualising

Enterprise Design Patterns av Wolfgang Goebl, Milan Guenther, Annka Klyver och Bard Papegaaij

Nyutexaminerade verksamhetsarkitekter får med sig unika erfarenheter, kunskap och skapar nya nätverk

Certifierad verksamhetsarkitekt utbildningsomgång 60 är i mål efter en vår som inte liknar någon annan.
Elever och lärare blev tvungna att mitt i terminen ställa om till digital undervisning. Plötsligt fick alla inblandade ta till sig ny teknik och nya samarbetsformer. Tillsammans lärde vi oss snabbt hur vi kan köra workshops och grupparbeten på distans. Trots omställningen har alla lyckats hålla engagemanget uppe och fokus på utbildningens uppgifter och mål. Det blev uppenbart när tentorna rättades – alla blev godkända!

Tillsammans med utbildningsledarna Annika Klyver och Lars Thomasson vill vi säga stort grattis till hela vårat jubileumsgäng och era väl förtjänta certifikat!

Utöver certifikatet, ny kunskap och nya verktyg såg vi nya nätverk skapas. Trots avstånden mellan elever och lärare växte en stark teamkänsla fram. Det är en av de saker som inte står på schemat, men som många ser som en enormt stor behållning av utbildningen – alla nya kontakter och nätverk som fortlever långt efter utbildningen är avslutad.

För er som kanske funderar på att gå – här är några spontana svar, från vårens elever, på frågan ”Vad tar du med dig från utbildningen? ”

”Mycket ny kunskap, mycket bra verktyg och självförtroende att vi faktiskt är på rätt spår i sättet att arbeta.”

”Vidgade vyer, massor med ny kunskap och sist men inte minst otroligt duktiga föreläsare.”

-”Relevant och uppdaterat innehåll. Kompetenta och erfarna lärare. Engagerade deltagare. Proffsiga medarbetare på IRM”

-”Alla moment i kursen har bidragit till förståelse för den viktiga roll som verksamhetsarkitektur har för en verksamhet.”

”Förmågeperspektiv, vintergatan som ankarmodell. Egen strategi. Olika digitala verktyg – Miro. Otrolig kompetens hos IRM föreläsare. Tack!”

”Mycket bra samtal och erfarenhetsutbyte. Vintergatan kommer absolut användas i flera former framöver.”

Vi kör nästa utbildningsomgång i höst. Start 2 september! Läs om utbildningen Certifierad verksamhetsarkitekt här.

En kort presentation av utbildningens sex block

En gemensam bild av verksamheten gör oss mer framgångsrika

Att inom organisationen ha en gemensam bild över var vi är och vad vi gör är en förutsättning för att lyckas skapa en framgångsrik verksamhet. På samma sätt som en grupp människor i skogen snabbare når sitt mål om alla utgår från samma karta så blir organisationen mer effektiv om vi har en samstämmig bild av verksamheten, dess utgångsläge och vart vi är på väg.

Det är lätt att tro att bilden jag har av min verksamhet och hur vi tar oss framåt, är densamma som min kollega har. Men faktum är att den bilden många gånger ser väldigt olika ut beroende på vem i organisationen man pratar med.

Om vi har olika utgångspunkter med olika mentala bilder av var vi är tar vi olika vägar mot målet. Vi ser olika hinder på vägen och navigerar olika. Det medför även stora problem med att försöka koordinera alla med olika bilder att ta sig till samma mål.

En förutsättning för att lyckas

Att ha en gemensam bild över var vi är och vad vi gör är en förutsättning för att lyckas med en verksamhet.

På samma sätt som en grupp människor i skogen snabbare når sitt mål om alla utgår från samma karta och går åt samma håll, så blir en organisation mer effektiv om vi har en samstämmig bild av verksamheten och dess utgångsläge.

Samsyn är grunden. När vi skapat samsyn är alla  på samma bana ,och vi kan navigera, prioritera och styra mer effektivt. Vi är därmed rustade för att lyckas genomföra snabbare förändringar och snabbare kursändringar.

Förenkla och förtydliga en komplex verklighet

För att uppnå samsyn använder vi oss av modeller av olika slag. Att ta fram en modell eller karta är att skapa ett verktyg för att förstå en komplex verklighet. För att förstå behöver vi kunna se samband. För att göra det tydligt behöver vi förenkla, lyfta fram vissa delar och tona ned andra.

Därför är det inte så konstigt att vi använder en mängd olika modeller för att beskriva en verksamhet; hur vi arbetar, vilken information vi behöver, hur IT-lösningarna ser ut eller hur vi organiserar oss. Dessa modeller används i sitt sammanhang för att klargöra ett visst område och fyller sin uppgift inom den delen. Men hur hänger dessa modeller samman? Hur navigerar jag mellan dem? Exempelvis – Hur avgör jag vilka delar av verksamheten som påverkas av företagets nya vision?

Vintergatan – en karta, en modell och en metod

IRM har arbetat fram en metod och en modell, en sorts karta som innehåller just alla dessa perspektiv och som tillåter oss att navigera mellan dem. Vi kallar den Vintergatan.

Den visualiserar en organisations olika funktioner som förmågor i ett cirkulärt, kretsloppsliknade system. Vintergatan ger en tydligare, kraftfullare överblick och bättre kapacitet att navigera och arbeta strategiskt med verksamhetsutveckling inom organisationen. Vintergatan är också en metod som förenklar den del av verksamhetsarkitekturarbetet som visas upp mot verksamheten och bidrar till förståelse för de konsekvenser ett förändringsarbete kan få för andra delar organisationen.

Pension & Försäkring i SEB började kartlägga sin verksamhet och navigera utifrån Vintergatan i samband med en stor översyn av föråldrade IT-stöd.

” När jag först kom i kontakt med Vintergatan kände jag, wow, det här kan verkligen hjälpa oss att överbrygga gapen i vår verksamhet och ge oss bättre verktyg för att ta mer medvetna designbeslut. Vi började först använda den för att skapa övergripande analyser.”  – Cecilia Klöfverskjöld Nyberg, Pension & Försäkring i SEB.

Läs mer om SEBs erfarenheter av Vintergatan

IRMs kunder delar med sig av sina erfarenheter av Vintergatan:

För de som snabbt vill få upp en första version av en Vintergata över hela eller delar av sin verksamhet så rekommenderar vi vår öppna kurs som vi levererar i samarbete med Dataföreningen kompetens. 

Läs kursbeskrivningen och se kommande kursdatum för Vintergatan – skapa din verksamhetskarta.

Vintergatan gav TUI banbrytande överblick

Omständligt och frustrerande. De traditionella metoderna räckte inte till när resebolaget TUI behövde hitta ett nytt, mer flexibelt sätt att visualisera sin verksamhet på. Med hjälp av IRM:s verksamhetsarkitekter utvecklades Vintergatan, som på ett banbrytande sätt gav en ny överblick över alla delar i en komplex organisation.
TUI Nordic, den skandinaviska delen av det globala resebolaget TUI, bestämde sig 2013 för att ta hjälp av IRM för att hitta ett nytt sätt beskriva sin underliggande geografi på. Med en marknadsandel på 20 procent i de nordiska länderna, 1600 anställda, eget flygbolag och över 1,5 miljoner kunder fanns det en enorm mängd parametrar att ta hänsyn till för att effektivt kunna visualisera alla processer.
– Vi hade ingen gemensam överblick över verksamheten eller vilka IT-system som stödde vilka delar av organisationen. Det blev långa startsträckor för varje nytt projekt och vi insåg snart att de traditionella metoderna inte fungerade för hur vi ville beskriva vår verksamhet, säger Daniel Lundgren, verksamhetsarkitekt på TUI Nordic.

En helt ny verksamhetsmodell…

Framgångsrik förändring i komplexa organisationer förutsätter samsyn i hur verksamhetens alla delar ser ut och samverkar. Traditionella metoder för att bygga upp en verksamhetsarkitektur, som linjära EA-verktyg, fungerar väl upp till en viss nivå. Men i takt med att en verksamhets komplexitet ökar leder även beprövade instrument till frustration och missförstånd.

Framgångsrik förändring i komplexa organisationer förutsätter samsyn i hur verksamhetens alla delar ser ut och samverkar.

Tillsammans med Annika Klyver från IRM utarbetades därför ett helt nytt sätt att modellera den geografi som TUI vilar på. Istället för traditionella, linjära modeller insåg man att en verksamhet bäst beskrivs cirkulärt, där olika verksamhetsförmågor kretsar kring organisationens kärnprocesser i mitten.

Visualiseringen; en galaxliknande karta med kärnprocesserna som en virvel i mitten, gav verktyget dess namn: Vintergatan.
– Det cirkulära är något som finns i nästan alla verksamheter. Men det är framför allt tydligt hos företag som TUI, liksom i skolor och utbildningsföretag, eller hos biltillverkare. Det är organisationer som jobbar mycket i cykler och hela tiden återvänder till utgångsläget. Idag använder ytterligare ett 30-tal bolag Vintergatan som verktyg. Det ger snabbt en bred samsyn och kräver väldigt lite konsultstöd, säger Annika Klyver, verksamhetsarkitekt på IRM.

…ger försprång på tuff marknad

På TUI Nordic har Vintergatan bland annat lett till stora förbättringar i synen på de olika IT-system som arbetar ihop inom organisationen, samt vem som är produktägare i de otaliga processer som finns i företaget.
– Vintergatan har fungerat otroligt bra när vi har velat genomdriva stora förändringar som annars är svåra att få en överblick över. Verktyget visualiserar tydligt vilken påverkan ett projekt har på verksamhetens olika delar och förmågor, säger Daniel Lundgren.
Att snabbt kunna uppnå en samsyn i hur en komplex verksamhet fungerar ger ett företag som verkar på dagens globala, hårt utsatta marknad ett försprång gentemot sina konkurrenter.
– Vintergatan tydliggör komplicerade processer och identifierar hur olika värdeströmmar ansvarar mot olika förmågeområden. Står man inför att göra sin verksamhetsarkitektur snabbrörligare och mer förändringsbar är Vintergatan ett otroligt kraftigt verktyg för att tydligare identifiera vart man befinner sig och vart man är på väg. Vad du ser kan du förstå, och det du förstår kan du agera på,

Se vilken nytta din verksamhet skulle kunna ha av Vintergatan>>

PENSION & FÖRSÄKRING I SEB: ”Starkare beslutsförmåga med Vintergatan”

Mer medvetna beslut och tydligare dialog. IRM:s verksamhetsmodell Vintergatan har förändrat hur Pension & Försäkring i SEB utvecklar sin verksamhet och sina system.

– Vi har fått en bättre samsyn kring vår gemensamma färdplan, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg, verksamhetsarkitekt på Pension & Försäkring i SEB.

Pension & Försäkring i SEB har sedan decennier arbetat i stora, allomfattande system, som kräver hög specialistkunskap av alla som hade med dem att göra. När sedan mer funktionsbaserade verktyg gjorde sitt intåg på marknaden började det ställas nya krav på företagets systemutveckling. Men dialogen kring vilka system som skulle hantera vilka funktioner saknades, något som snart började upplevas som ett problem i organisationen.

– Allt gick egentligen att lösa i det gamla systemet. Men det var ingen som ställde sig frågan om man borde lösa det i det gamla systemet. Här kom Vintergatan in och gjorde att vi kunde skapa en tydligare dialog mellan verksamhetens olika enheter för att bättre förstå behoven och de krav som fanns på förändrad funktionalitet, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg, verksamhetsarkitekt på Pension & Försäkring i SEB

Mer medvetna designbeslut

IRM:s Vintergatan är både en metod och verksamhetsmodell. Den visualiserar en organisations olika funktioner som förmågor i ett cirkulärt, kretsloppsliknade system. Metoden ger en tydligare, kraftfullare överblick och bättre kapacitet att navigera och arbeta strategiskt med verksamhetsutveckling inom organisationen.

På Pension & Försäkring i SEB har man använt sig av Vintergatan sedan 2015 för att underlätta en successiv avlövning av de gamla systemen och upprätta en gemensam färdplan för verksamhetsutvecklingen och IT, något som saknades innan.

– När jag först kom i kontakt med Vintergatan kände jag, wow, det här kan verkligen hjälpa oss att överbrygga gapen i vår verksamhet och ge oss bättre verktyg för att ta mer medvetna designbeslut. Vi började först använda den för att skapa övergripande analyser. Nu kan vi även använda Vintergatan ner till utvecklingsnivå, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg.

Outstanding för visualisering

Största utmaningen med omställningen var att få alla ombord på det nya sätt att se på verksamheten som Vintergatan innebar. Men med tiden har samsynen kring nyttan med den nya verksamhetsmodellen blivit tydligare.

– Nu har vi en mycket bättre dialog både kring hur och var i verksamheten saker och ting ska lösas. Sättet som Vintergatan synliggör olika värdeflöden har också varit väldigt användbart för att kommunicera till olika ledningsgrupper om vad som händer i verksamheten. Visuellt är Vintergatan outstanding, säger Cecilia Klöfverskjöld Nyberg.

Läs mer om Vintergatan>>

Utbildning

Tillsammans med Dataföreningen kompetens levererar vi en öppen kurs i Vintergatans grunder. Deltagarna teorin bakom Vintergatan samtidigt som de tar fram en första version av Vintergata över sin egen organisation. Läs mer och anmäl dig till Vintergatan – skapa din verksamhetskarta.